Jak podczas testów rozwiązań no-code zbudowaliśmy WE,

czyli narzędzie porządkujące codzienną pracę w Innovatice
Zakres: Ideacja, Badanie potrzeb i problemów, Zbieranie wymagań, Projektowanie UX i UI, Programowanie Low-Code, Testy z użytkownikami, Utrzymanie
Rynek: Human Resources, Administracja
Status: wdrożone, w rozwoju

Zakres: 
Ideacja, Badanie potrzeb i problemów, Zbieranie wymagań, Projektowanie UX i UI, Programowanie Low-Code, Testy z użytkownikami, Utrzymanie

Rynek:
Human Resources, Administracja

Status:
wdrożone, w rozwoju

Executive Summary

Iconz

Wyzwanie

  • firma nie posiadała przejrzystego, ogólnodostępnego źródła informacji o kwestiach związanych z administracją czy zarządzaniem codzienną pracą;
  • procesy i dokumentacja firmy były rozproszone po wielu platformach i narzędziach do zarządzania.
Group 80

Rozwiązanie

  • do zbudowania rozwiązania zdecydowaliśmy się wykorzystać narzędzia no-code/ low-code;
  • wykorzystanie tych narzędzi pozwoliło nam szybciej zweryfikować nasze hipotezy biznesowe dzięki stworzeniu działającego MVP w bardzo krótkim czasie;
  • ważnym elementem projektu była bliska współpraca między zespołem product design oraz inżynierami no-code – to podejście zapewniło nam zwinność we wprowadzaniu kluczowych zmian.
Iconz (1)

Rezultaty

  • dzięki wykorzystaniu no-code/low-code nasze rozwiązanie powstało błyskawicznie szybko – już po półtoramiesięcznej pracy kluczowi użytkownicy mogli cieszyć się pierwszymi funkcjonalnościami i korzystać z gotowych rozwiązań;
  • zastosowane podejście pozwoliło nam również na znaczną redukcję kosztów.

Potrzeby rosnące wraz z organizacją

Rozwój to proces, który jest kluczowy dla osiągania celów biznesowych w organizacji. Wiąże on się jednak z wieloma wyzwaniami. Wraz ze wzrostem biznesu często ewoluują także jego potrzeby. Doskonałym dowodem na to jest geneza WE, czyli narzędzia, które wykorzystujemy na co dzień w Innovatice do porządkowania naszej pracy.


Do momentu opracowania WE, Innovatika nie korzystała z żadnego globalnego, komercyjnego rozwiązania do zarządzania procesami administracyjnymi wewnątrz firmy. Jak wiele organizacji borykaliśmy się z rozproszeniem danych. Dużo kluczowych dla pracowników informacji było zapisanych w mailach, plikach, dyskach oraz programach do zarządzania pojedynczymi procesami. Wraz z rozwojem firmy i rosnącą liczbą pracowników, zaczęliśmy odczuwać potrzebę zmiany.


Ta potrzeba stała się wyjątkowo widoczna w czasie pandemii COVID-19. Już w pierwszych miesiącach, w których byliśmy zmuszeni do przejścia na całkowity tryb pracy zdalnej, dotychczasowe podejście do zarządzania procesami administracyjnymi okazało się dużym wyzwaniem. To właśnie wtedy podjęliśmy ostateczną decyzję o wdrożeniu rozwiązania, które ułatwiłoby naszą codzienną pracę.


Podczas przeglądu dostępnych komercyjnych rozwiązań nie znaleźliśmy niestety niczego, co spełniałoby nasze bardzo sprecyzowane wymagania. Dostępnym na rynku narzędziom brakowało elastyczności i otwartości na zmieniające się potrzeby naszego zespołu.

No-code, czyli nowe spojrzenie na aplikacje biznesowe

Brak oczywistej odpowiedzi na nasze wyzwanie nie sprawił jednak, że o nim zapomnieliśmy. Skoro rynek nie zaoferował nam gotowego rozwiązania, postanowiliśmy opracować je na własną rękę. Ostatecznym aspektem, który skłonił nas do takiej decyzji były nasze testy narzędzi no-code/ low-code. Wdrożenie własnego rozwiązania przy wykorzystaniu tradycyjnej pracy programistycznej byłoby kosztowne, a przede wszystkim czasochłonne. Ze względu na liczbę trwających wówczas projektów, było to dla nas znaczącą przeszkodą. Lepsza znajomość nowości ze świata no-code otworzyła nam jednak nowe horyzonty.

Na etapie planowania projekt został podzielony na kilka kluczowych faz. Na początku przeszliśmy do pogłębionej analizy potrzeb przyszłych użytkowników. Pracownicy na różnych stanowiskach mieli zróżnicowane oczekiwania związane z zarządzaniem sprawami administracyjnymi. Bardzo istotnym było dla nas to, aby zbadać i odpowiedzieć na potrzeby wszystkich użytkowników. Postanowiliśmy więc podzielić ich na grupy. Wyodrębniliśmy role: Administratora, Managera, Kierownika Projektu, Operatorów Back Office oraz Pracownika.

Kolejnym etapem były badania empiryczne. Przeprowadziliśmy je zarówno w wymiarze ilościowym i jakościowym. Z każdej ze zidentyfikowanych grup wybraliśmy co najmniej jednego przedstawiciela, z którym przeprowadziliśmy wywiad pogłębiony. W wywiadzie mogliśmy bliżej poznać jego konkretne potrzeby oraz dotychczasowe doświadczenia związane z procesami administracyjnymi. Pozostali pracownicy wzięli udział w anonimowej ankiecie o podobnej tematyce. 

Ten etap pozwolił nam zdefiniować ostateczne wymagania dla naszego rozwiązania. Dodatkową zaletą przeprowadzonej ankiety i wywiadów był również fakt, że pozwoliły nam one wygenerować nowe pomysły na funkcjonalności. Duża część z nich znalazła faktyczne zastosowanie w ostatecznej wersji aplikacji.

Multidyscyplinarność przede wszystkim

Po zdefiniowaniu wymagań mogliśmy przystąpić do pracy twórczej. Na tym etapie wyjątkowo ważna okazała się współpraca pomiędzy naszym zespołem product design oraz inżynierami no-code. Projektanci odpowiedzialni za UX i UI mieli możliwość pracować ramię w ramię z programistami, co pozwoliło na bieżąco uwzględniać uwagi dotyczące wykonalności zaprojektowanych rozwiązań. To podejście zapewniło nam oszczędność czasu oraz elastyczność podczas wdrożenia.

Prace nad WE zainspirowane zostały naszym testem nowych narzędzi no-code’owych. Jeszcze zanim testy się skończyły, zapadła decyzja, że chcemy no-code wykorzystać właśnie w tym projekcie. Po zaledwie 1,5 miesiąca od startu prac nad WE, wdrożyliśmy pierwszą wersję rozwiązania do użytku pracowników Innovatiki.
Mimi Wyszyńska
Mimi (No-code Engineer) - jedna z twórczyń aplikacji WE

Ponieważ projekt wykonywaliśmy na własne potrzeby, mieliśmy stałą możliwość testowania wdrożonych elementów “na żywym organiźmie”. Zwinna współpraca między zespołami posiadającymi różne zestawy kompetencji, sprzyjała także szybkiemu odnajdywaniu i wdrażaniu nowych rozwiązań.

Ostatecznie, projekt WE jest doskonałym dowodem na to, jak ważnym elementem rozwiązań projektowanych przez Innovatikę jest multidyscyplinarność zespołów, które je tworzą.

Wszystko w jednym miejscu

Ostatnim etapem naszych prac było wdrożenie i udostępnienie stworzonego systemu zarządzania naszym pracownikom. Ze względu na uwagę i czas poświęcony badaniu ich potrzeb, proces ten przebiegł naprawdę łatwo – nasi użytkownicy otrzymali takie rozwiązanie, na jakie czekali. Po ogólnofirmowej prezentacji rozwiązania oraz krótkim okresie próbnym, udało nam się z sukcesem wdrożyć WE w Innovatice. Zalety można było zaobserwować już w kilka tygodni po wdrożeniu. Wiele procesów, które do tej pory nie miały swojego stałego miejsca, w końcu zostały zakotwiczone w centralnym, ogólnodostępnym narzędziu.

WE pomaga mi w organizacji pracy członków mojego zespołu dzięki możliwości planowania czasu oraz dostępowi do analiz czasu, który raportują. Doceniam też fakt, że w WE zaplanowane nieobecności i urlopy są widoczne dla wszystkich, dzięki czemu zawsze wiem kiedy ktoś, osoba nawet z innego zespołu będzie niedostępny w pracy.
Damian Biskup
Damian (Product Manager) - poziom dostępu Project Manager

Na ten moment wszystko dostępne jest w jednym miejscu: przestrzeń do raportowania czasu pracy, komunikaty HR/PR, komunikacja z poszczególnymi działami organizacji, miejsce na raporty i analizy branżowe, a nawet dostęp do biblioteki czy benefitów pracowniczych.

Z mojej perspektywy moduł zarządzania zgłoszeniami jest dużym usprawnieniem - mam tam wszystko: każdą prośbę pracownika dotyczącą benefitów, sprzętów i innych potrzeb. Mogę podejrzeć status zgłoszeń i zobaczyć ich archiwum, czyli historię zgłoszeń poszczególnych osób. Moduł urlopów zmienia doświadczenia zarówno pracowników, jak i osób w HRze - jest bardzo przejrzysty, można szybko zgłosić nieobecność i widzieć jej status, a co najważniejsze - nie musimy działać na papierowych wnioskach urlopowych. WE oszczędza mój czas i sprawia, że procesy HRowe są transparentne i dzieją się w jednym miejscu.
Paulinia Gniadzik
Paulina (People & Culture Expert) - poziom dostępu Administrator (HR)

Codzienne wsparcie

WE usprawnia codzienne czynności administracyjne, dzięki czemu ułatwia procesy i co najważniejsze daje nam więcej czasu na codzienną, kreatywną pracę.

Wszystko w jednym miejscu. Już nie muszę przeskakiwać od aplikacji do aplikacji. Mieć otwartych kilku kart w przeglądarce. Otwieram WE i wiem ile czasu przepracowałam, ile godzin zarezerwował na moją pracę kierownik projektu, w którym aktualnie uczestniczę. W łatwy i przejrzysty sposób mogę sprawdzić plan nieobecności i urlopów - również innych pracowników. Nie tracę czasu na pisanie maili, ponieważ przez WE mogę zgłosić zapotrzebowanie na sprzęt, chęć skorzystania z benefitów pracowniczych oraz pobrać i wyświetlić potrzebną mi w danym momencie dokumentację
Katarzyna Mamak
Kasia (Community Manager) - poziom dostępu Administrator

Ostatecznie, warto nadmienić, że WE jest rozwiązaniem niezmiernie bliskim pracownikom Innovatiki. Jest to rozwiązanie, które wprowadziło nową jakość do zarządzania naszymi codziennymi obowiązkami. Na ten moment nie wyobrażamy sobie pracy bez WE i na pewno nie chcemy wracać do starych przyzwyczajeń.

1,5

miesiąca

od rozpoczęcia prac nad WE do uruchomienia pierwszej wersji aplikacji
4

osoby

w zespole
projektowym
70%

aplikacji

w 2025 będzie budowanych
przy użyciu narzędzi
low-code i no-code *
* Źródło: https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2021-11-10-gartner-says-cloud-will-be-the-centerpiece-of-new-digital-experiences
1,5

miesiąca

od rozpoczęcia prac nad WE do uruchomienia pierwszej wersji aplikacji
4

osoby

w zespole projektowym

70%

aplikacji

w 2025 będzie budowanych przy użyciu narzędzi low-code i no-code *

* Źródło: https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2021-11-10-gartner-says-cloud-will-be-the-centerpiece-of-new-digital-experiences

Porozmawiajmy o szczegółach
 Twojego projektu!

Jerzy Kurgan

Jerzy Kurgan

Managing Director

Jerzy Kurgan

Jerzy Kurgan

Managing Director