Jak podczas testów rozwiązań no-code zbudowaliśmy WE,
Zakres:
Ideacja, Badanie potrzeb i problemów, Zbieranie wymagań, Projektowanie UX i UI, Programowanie Low-Code, Testy z użytkownikami, Utrzymanie
Rynek:
Human Resources, Administracja
Status:
wdrożone, w rozwoju
Wyzwanie
- firma nie posiadała przejrzystego, ogólnodostępnego źródła informacji o kwestiach związanych z administracją czy zarządzaniem codzienną pracą;
- procesy i dokumentacja firmy były rozproszone po wielu platformach i narzędziach do zarządzania.
Rozwiązanie
- do zbudowania rozwiązania zdecydowaliśmy się wykorzystać narzędzia no-code/ low-code;
- wykorzystanie tych narzędzi pozwoliło nam szybciej zweryfikować nasze hipotezy biznesowe dzięki stworzeniu działającego MVP w bardzo krótkim czasie;
- ważnym elementem projektu była bliska współpraca między zespołem product design oraz inżynierami no-code – to podejście zapewniło nam zwinność we wprowadzaniu kluczowych zmian.
Rezultaty
- dzięki wykorzystaniu no-code/low-code nasze rozwiązanie powstało błyskawicznie szybko – już po półtoramiesięcznej pracy kluczowi użytkownicy mogli cieszyć się pierwszymi funkcjonalnościami i korzystać z gotowych rozwiązań;
- zastosowane podejście pozwoliło nam również na znaczną redukcję kosztów.
Potrzeby rosnące wraz z organizacją
Rozwój to proces, który jest kluczowy dla osiągania celów biznesowych w organizacji. Wiąże on się jednak z wieloma wyzwaniami. Wraz ze wzrostem biznesu często ewoluują także jego potrzeby. Doskonałym dowodem na to jest geneza WE, czyli narzędzia, które wykorzystujemy na co dzień w Innovatice do porządkowania naszej pracy.
Do momentu opracowania WE, Innovatika nie korzystała z żadnego globalnego, komercyjnego rozwiązania do zarządzania procesami administracyjnymi wewnątrz firmy. Jak wiele organizacji borykaliśmy się z rozproszeniem danych. Dużo kluczowych dla pracowników informacji było zapisanych w mailach, plikach, dyskach oraz programach do zarządzania pojedynczymi procesami. Wraz z rozwojem firmy i rosnącą liczbą pracowników, zaczęliśmy odczuwać potrzebę zmiany.
Ta potrzeba stała się wyjątkowo widoczna w czasie pandemii COVID-19. Już w pierwszych miesiącach, w których byliśmy zmuszeni do przejścia na całkowity tryb pracy zdalnej, dotychczasowe podejście do zarządzania procesami administracyjnymi okazało się dużym wyzwaniem. To właśnie wtedy podjęliśmy ostateczną decyzję o wdrożeniu rozwiązania, które ułatwiłoby naszą codzienną pracę.
Podczas przeglądu dostępnych komercyjnych rozwiązań nie znaleźliśmy niestety niczego, co spełniałoby nasze bardzo sprecyzowane wymagania. Dostępnym na rynku narzędziom brakowało elastyczności i otwartości na zmieniające się potrzeby naszego zespołu.
No-code, czyli nowe spojrzenie na aplikacje biznesowe
Brak oczywistej odpowiedzi na nasze wyzwanie nie sprawił jednak, że o nim zapomnieliśmy. Skoro rynek nie zaoferował nam gotowego rozwiązania, postanowiliśmy opracować je na własną rękę. Ostatecznym aspektem, który skłonił nas do takiej decyzji były nasze testy narzędzi no-code/ low-code. Wdrożenie własnego rozwiązania przy wykorzystaniu tradycyjnej pracy programistycznej byłoby kosztowne, a przede wszystkim czasochłonne. Ze względu na liczbę trwających wówczas projektów, było to dla nas znaczącą przeszkodą. Lepsza znajomość nowości ze świata no-code otworzyła nam jednak nowe horyzonty.
Na etapie planowania projekt został podzielony na kilka kluczowych faz. Na początku przeszliśmy do pogłębionej analizy potrzeb przyszłych użytkowników. Pracownicy na różnych stanowiskach mieli zróżnicowane oczekiwania związane z zarządzaniem sprawami administracyjnymi. Bardzo istotnym było dla nas to, aby zbadać i odpowiedzieć na potrzeby wszystkich użytkowników. Postanowiliśmy więc podzielić ich na grupy. Wyodrębniliśmy role: Administratora, Managera, Kierownika Projektu, Operatorów Back Office oraz Pracownika.
Kolejnym etapem były badania empiryczne. Przeprowadziliśmy je zarówno w wymiarze ilościowym i jakościowym. Z każdej ze zidentyfikowanych grup wybraliśmy co najmniej jednego przedstawiciela, z którym przeprowadziliśmy wywiad pogłębiony. W wywiadzie mogliśmy bliżej poznać jego konkretne potrzeby oraz dotychczasowe doświadczenia związane z procesami administracyjnymi. Pozostali pracownicy wzięli udział w anonimowej ankiecie o podobnej tematyce.
Ten etap pozwolił nam zdefiniować ostateczne wymagania dla naszego rozwiązania. Dodatkową zaletą przeprowadzonej ankiety i wywiadów był również fakt, że pozwoliły nam one wygenerować nowe pomysły na funkcjonalności. Duża część z nich znalazła faktyczne zastosowanie w ostatecznej wersji aplikacji.
Multidyscyplinarność przede wszystkim
Po zdefiniowaniu wymagań mogliśmy przystąpić do pracy twórczej. Na tym etapie wyjątkowo ważna okazała się współpraca pomiędzy naszym zespołem product design oraz inżynierami no-code. Projektanci odpowiedzialni za UX i UI mieli możliwość pracować ramię w ramię z programistami, co pozwoliło na bieżąco uwzględniać uwagi dotyczące wykonalności zaprojektowanych rozwiązań. To podejście zapewniło nam oszczędność czasu oraz elastyczność podczas wdrożenia.
Ponieważ projekt wykonywaliśmy na własne potrzeby, mieliśmy stałą możliwość testowania wdrożonych elementów “na żywym organiźmie”. Zwinna współpraca między zespołami posiadającymi różne zestawy kompetencji, sprzyjała także szybkiemu odnajdywaniu i wdrażaniu nowych rozwiązań.
Ostatecznie, projekt WE jest doskonałym dowodem na to, jak ważnym elementem rozwiązań projektowanych przez Innovatikę jest multidyscyplinarność zespołów, które je tworzą.
Wszystko w jednym miejscu
Ostatnim etapem naszych prac było wdrożenie i udostępnienie stworzonego systemu zarządzania naszym pracownikom. Ze względu na uwagę i czas poświęcony badaniu ich potrzeb, proces ten przebiegł naprawdę łatwo – nasi użytkownicy otrzymali takie rozwiązanie, na jakie czekali. Po ogólnofirmowej prezentacji rozwiązania oraz krótkim okresie próbnym, udało nam się z sukcesem wdrożyć WE w Innovatice. Zalety można było zaobserwować już w kilka tygodni po wdrożeniu. Wiele procesów, które do tej pory nie miały swojego stałego miejsca, w końcu zostały zakotwiczone w centralnym, ogólnodostępnym narzędziu.
Na ten moment wszystko dostępne jest w jednym miejscu: przestrzeń do raportowania czasu pracy, komunikaty HR/PR, komunikacja z poszczególnymi działami organizacji, miejsce na raporty i analizy branżowe, a nawet dostęp do biblioteki czy benefitów pracowniczych.
Codzienne wsparcie
WE usprawnia codzienne czynności administracyjne, dzięki czemu ułatwia procesy i co najważniejsze daje nam więcej czasu na codzienną, kreatywną pracę.
Ostatecznie, warto nadmienić, że WE jest rozwiązaniem niezmiernie bliskim pracownikom Innovatiki. Jest to rozwiązanie, które wprowadziło nową jakość do zarządzania naszymi codziennymi obowiązkami. Na ten moment nie wyobrażamy sobie pracy bez WE i na pewno nie chcemy wracać do starych przyzwyczajeń.
miesiąca
osoby
projektowym
aplikacji
przy użyciu narzędzi
low-code i no-code *
miesiąca
osoby
w zespole projektowym
aplikacji
w 2025 będzie budowanych przy użyciu narzędzi low-code i no-code *
Porozmawiajmy o szczegółach Twojego projektu!
Jerzy Kurgan
Managing Director
Jerzy Kurgan
Managing Director
